Isikuandmete töötlemine

PRIVAATSUSPOLIITIKA

Isikuandmete töötlemise põhimõtted Sindi Linnavalitsuses

1. Isikuandmete töötlemine

1.1 Sindi Linnavalitsus (edaspidi linnavalitsus) kui ametiasutus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb linnavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

1.2 Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

1.3 Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus.

Isikuandmeid töödeldakse:

1.3.1 isikute poolt esitatud avalduste täitmisel;

1.3.2 esitatud teabenõuete, selgitustaotluste ja märgukirjade menetlemisel;

1.3.3 ürituste korraldamisega seotud dokumentide menetlemisel;

1.3.4 vabade ametikohtade täitmiseks korraldatavatel konkurssidel osalemisel;

1.3.5 muudel juhtudel.

1.4 Linnavalitsuse algatusel võib isikuandmete töötlemine toimuda:

1.4.1 seadustest tulenevate toimingute ja järelevalvetoimingute teostamisel;

1.4.2 hangete läbiviimisel;

1.4.3 lepingute sõlmimisel;

1.4.4 statistiliste aruannete esitamisel.

1.5 Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.

1.6 Juhul kui isiku hinnangul on linnavalitsus kogunud või kasutanud tema andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on tal õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtu poole.

2. Isikuandmete avalikustamine

2.1 Linnavalitsuse kui ametiasutuse tegevus on avalik ja oma tegevuse käigus kogub ja töötleb ametiasutus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutvat teavet. Mõnel juhul võivad isikuandmed- eelkõige isiku nimi ja pöördumise fakt saada teatavaks kolmandatele isikutele või võidakse avalikustada linnavalitsuse dokumendiregistris.

2.2 Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

2.3 Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Sindi linna veebilehelt (www.sindi.kovtp.ee).

2.4 Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest (§ 4 lg 2) lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid. Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.

2.5 Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg-d 1 ja 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) kohaliku omavalitsuse volikogu ja linnavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Linnavolikogu ja linnavalitsuse määrused avaldatakse Riigi Teatajas ja need jõustuvad kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud hilisemat tähtpäeva. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute elukohti ning kontaktandmeid (v.a. vajadusel juriidilised isikud). Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, õigusakti ei avalikustata (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.

2.6 Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

2.6.1 dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

2.6.2 puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil kätte toimetada võimalik;

2.6.3 haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

2.7 Internetipõhises väljaandes Ametlikud Teadaanded avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus).

2.8 Vastavalt avaliku teabe seadusele (§ 438) andmekogudes, mille pidaja on linnavalitsus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.

3. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

3.1 Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).

3.2 Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab linnavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui linnavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab linnavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

3.3. Kui kirjaga, mis on linnavalitsusele saadetud või linnavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib linnavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendid kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Linnavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

3.4 Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele (§ 26), avaliku teenistuse seadusele (§ 67) on volikogu ja linnavalitsuse komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning ametiasutuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni.

3.5 Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

3.6 Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 6 lõike 2 alusel korruptsioonijuhtumist teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

4.  Õigus tutvuda enda andmetega

4.1 Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel. Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest (§ 19) on igal isikul õigus saada teada:

4.1.1 milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;
4.1.2 millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
4.1.3 millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on linnavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega esitades vastava avalduse Sindi Linnavalitsuse kantseleisse Pärnu mnt 12, 86705 Sindi või e-posti aadressile sindi@sindi.ee või otse konkreetset teavet omavale ametnikule.

4.2 Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

4.3 Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest (§ 19 lg 3) väljastab ametiasutus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

4.4 Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

4.4.1 kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
4.4.2 takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
4.4.3 ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

4.5 Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu.